Windykacja należności to szeroko pojęty proces dochodzenia wierzytelności, które najczęściej wynikają z braku terminowego realizowania przez dłużników umów cywilnoprawnych. Brak płatności należności w wyznaczonym terminie jest zjawiskiem nierozłącznie towarzyszącym prowadzeniu niemal każdej działalności gospodarczej związanej ze sprzedażą towarów lub usług z odroczonym terminem płatności - określanym mianem „kredytu kupieckiego”. Sprzedawca wystawiając fakturę z 7, 14, 30 dniowym i dłuższym terminem płatności powinien liczyć się z tym, że termin zapłaty jego należności potencjalnie może zostać wydłużony przez nielojalne zachowane dłużnika, a przez to negatywnie wpłynąć na płynność finansową prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa. Dla skuteczności windykacji należności zasadnicze znaczenie ma szybkość i konsekwencja podejmowanych działań mających na celu wyegzekwowanie długu. Czynności mające na celu odzyskanie środków finansowych powinny być jednak podejmowane przy użyciu środków proporcjonalnych do niebezpieczeństwa niewypłacalności dłużnika. Windykacja nieumiejętne stosowana może doprowadzić do utraty strategicznego kontrahenta, który przechodzi jedynie chwilowe kłopoty finansowe. Podstawowe znaczenie ma zatem prawidłowe ustalenie sytuacji materialnej i płatniczej dłużnika oraz zastosowanie odpowiedniej metody windykacji do indywidualnie oznaczonego przypadku. Zdarzyć się również może, że nasz dłużnik właśnie wyzbywa się resztek swojego majątku i wówczas niezbędna jest zdecydowana reakcja i bezzwłoczne skierowanie sprawy do Sądu. Windykacje należności możemy podzielić na kilka etapów.
Pierwszym z nich jest tzw. windykacja miękka polegająca na telefonicznym przypominaniu dłużnikowi o nieuregulowanych należnościach. Podczas tego rodzaju umów bezwzględnie należy podjąć próbę ustalenia przyczyn braku płatności (co pozwoli na wstępną ocenę sytuacji finansowej dłużnika) oraz ustalić termin uregulowania długu lub jego części. Termin ten nie powinien być dłuższy niż 7 do 14 dni. Sama rozmowa z dłużnikiem powinna być uprzejma. Wysuwanie we wstępnej fazie windykacji argumentów typu: skierują sprawę do sądu, może spowodować wręcz odwrotny skutek od zamierzonego. Bezpośrednio po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu należy ponownie skontaktować się telefoniczne z dłużnikiem. Rozmowa z nim powinna rozpocząć się od ustalenia przyczyn braku uregulowania przez niego należności w wyznaczonym terminie pomimo wcześniejszego osobistego zobowiązania się do tego dłużnika. Jeżeli dłużnik wykazuje wolę dobrowolnego uregulowania należności, można wyznaczyć kolejny termin spełnienia świadczenia postępując jak wyżej. O ile tylko dłużnik wyraża taką wolę można również rozłożyć spłatę należności na raty. Stale trzeba jednak kontrolować harmonogram spłat poszczególnych rat i w przypadku opóźnienia, którejkolwiek z nich interweniować telefoniczne.
Drugim etapem windykacji jest skierowanie do dłużnika pisemnego wezwania do zapłaty. Bezwzględnie należy w treści pisma wymienić wysokość obciążającego go długu oraz tytułu, z którego wynika (umowa, faktura) oraz wyznaczyć termin jego uregulowania nie dłuższy niż 7 dni. Wypada również poinformować dłużnika o tym, że w przypadku dalszego zwlekania z zapłatą będzie zobowiązany nie tylko do nieuregulowanej należności, ale również odsetek umownych od niespłaconego kapitału, które aktualnie wynoszą 13 % w stosunku rocznym (Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 4 grudnia 2008 roku w sprawie określenia wysokości odsetek ustawowych Dz.U.08.220.1434). Zgodnie z art. 481 § 1 k.c. jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi. Wierzyciel jest, zatem uprawniony do obliczenia odsetek ustawowych od kwoty dłużnej i przedstawienia dłużnikowi do zapłaty stosownej noty odsetkowej. Do obliczenia wysokości odsetek można posłużyć się funkcjonującymi w Internecie kalkulatorami odsetek, gdzie po w wprowadzeniu danych dotyczących kwoty długu i ilości dni opóźnienia otrzymamy wysokość należnych odsetek.
W przypadku braku reakcji dłużnika na wezwanie należności, sprawę należy skierować do Sądu, a następnie do Komornika Sądowego w celu wyegzekwowania należności. Podkreślić jednak należy, że uzyskanie tytułu wykonawczego (wyroku, nakazu zapłaty) nie jeszcze gwarantuje odzyskania należności. Istotne znaczenie ma ustalenie składników majątku dłużnika, z których egzekucja będzie mogła być prowadzona. Dlatego tak istotne znaczenie ma gromadzenie informacji dotyczących sytuacji finansowej naszych kontrahentów przed wystąpieniem stanu ich wypłacalności. W biznesie podobnie jak w ruchu drogowym obowiązuje „zasada ograniczonego zaufania”. Zawsze należy sprawdzić sytuację materialną Kontrahenta przed podjęciem z nim współpracy w ramach działalności gospodarczej. Pierwsze informacje o kontrahencie można pozyskać (o ile prowadzi działalność w formie spółki kapitałowej) z odpisów uzyskanych z Krajowego Rejestru Sądowego. Dotyczy to wysokości kapitału zakładowego, który może wskazywać na wartość posiadanych aktywów, informacji toczącym się postępowaniu likwidacyjnym lub upadłościowym. Można również zażądać od kontrahenta zaświadczenia z ZUS o nie zaleganiu z zapłatą składek ubezpieczeniowych czy z Urzędu Skarbowego o wysokości dochodów za ubiegły rok. Banki udzielając kredytów żądają od kredytobiorców ujawnienia szeregu informacji. Zabezpieczają ich spłatę stosując szereg prawnych zabezpieczeń wierzytelności. Brak jest jakichkolwiek racjonalnych powodów, aby nie stosować tego rodzaju praktyk przy sprzedaży towarów i usług z odroczonym terminem płatności, tj. „udzielaniu kredytu kupieckiego”.
Jeżeli są Państwo zainteresowani wdrożeniem tego rodzaju zabezpieczeń we własnej firmie, zachęcamy do skontaktowania się bezpośrednio z nami.
